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  莱芜市莱城区嬴昊城市建设开发投资有限公司 档案管理制度
莱芜市莱城区嬴昊城市建设开发投资有限公司 档案管理制度
发布时间:12/1/2020 11:24:38 AM  

莱芜市莱城区嬴昊城市建设开发投资有限公司

档案管理制度


第一章 总则

 

一、根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,为进一步加强企业档案工作,结合公司档案工作的实际情况,为提高企业的经济效益,特制定本规定。

二、本企业档案是指在工作活动中直接形成具有保存和利用价值的,并按归档要求整理归档的不同载体的全部材料。

三、本企业档案是本企业各项工作活动的真实记录和历史凭证,各职能部门坚持集中统一管理的基本原则,使各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效地利用的要求。

四、企业档案工作是各项工作的重要组成部分,是企业基础管理工作之一,是提高经济效益、社会效益不可缺少的一个环节,把该项工作纳入了本企业领导工作的议事日程,纳入有关人员的职能范围,并纳入岗位责任制进行考核。

 

第二章  规章制度

 

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,为切实加强我公司档案工作,使档案工作制度化、规范化、更好的为企业各项工作服务,特制订如下归档制度:

 

一、档案收集制度

 

为不断丰富公司档案数量,提高档案利用率,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,结合本公司实际,制订本制度。

一、专人负责接收、征集档案资料工作。

二、接收、征集档案资料的范围,按照国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等有关规定执行。

三、各部室档案按规定的期限定期接收,特殊情况经协商可提前或延后接收;临时机构的设立、合并、撤销的档案,临时机构撤销时及时接收。

四、进室档案须经过整理、鉴定,达到分类科学、排列系统的要求,编制归档目录,经核对,签定档案交接凭证,办理交接手续。

 

 

二、档案整理制度

 

一、档案室全部档案,应按规范要求划分,科学管理。

二、档案分类科学、排列有序,档号编制规范。以件为整理单位的档案,按照《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)进行整理。

三、接收的档案资料应在一年内整理完毕,并上架。

四、每个卷宗按规范编制目录。

五、参照《中国图书分类法》对馆藏资料进行科学分类,编制资料分类目录。

六、每个全宗单位按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012)要求建立全宗卷,全宗卷内容应有全宗指南、成立综合档案室的通知、成立档案工作领导小组文件材料、档案机构工作人员任免文件、档案员岗位职责及各项工作制度等。

 

三、 档案统计制度

 

一、档案资料统计人员要实事求是,认真负责地做好统计工作,做到统计数据真实、准确、可靠。

二、建立档案资料收进、移出、整理、鉴定、编目、修复等统计、登记表册,及时进行登记、统计。

三、每年要对归档档案、资料进行统计、核对。

四、及时准确地登记、统计档案资料利用情况和产生的效益。

五、及时编制报送统计年报,并做好统计分析。

 

四、档案保管制度

 

一、档案保管要按照防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫、防强光、防有害气体、防微生物、防鼠“十防”要求进行,延长档案寿命,维护档案的完整与安全。

(一)防火。按照“预防为主,防治结合”的原则,严禁在档案室内使用明火、禁止吸烟、禁止放置易燃、易爆及腐蚀性物品,禁止存放与档案无关的杂物,离开档案室时要切断电源。发现事故隐患及时上报领导。

(二)防盗。档案室要安装防盗门。

(三)防尘、防有害气体。要保持档案柜周围整洁卫生,每天打扫一次卫生,保持清洁。

(四)防虫、防微生物。将库房温湿度控制在规定范围内,放置消毒杀菌药品。平时注意观察档案害虫和霉菌痕迹,一旦发现,及时消杀。

(五)防强光。严禁档案在强光下长时间曝照(晒)。

(六)防鼠。严禁档案室有食物及杂物,关闭档案柜,消除老鼠隐藏条件。

(七)防潮、防高温。控制与调节档案室内温湿度使温度保持在14℃-24℃,相对湿度保持在45%--60%之间,且24小时内温度变化不得超过±2℃、相对湿度变化不得超过±5%。

二、非专门管理工作人员,不得进入档案室。

三、档案柜统一编号,排列整齐、美观。

四、档案室内设有档案存放位置索引,以便于对档案进行管理和利用。

五、档案室钥匙要统一管理,集中存放,不得个人随身携带;及时关门上锁,加强安全检查,发现问题及时上报。

六、对档案柜及各种设备经常进行保养和维修,尽量延长其使用寿命。

七、每半年清仓查库一次,并做好记录,发现问题及时向领导汇报。

八、档案利用结束后,要及时归位,严禁库外过夜。

 

五、档案提供利用服务制度

 

一、档案员要有良好的职业道德,待人态度和蔼,积极热情地为利用者服务。档案员要熟悉归档文件内容和各种检索工具的使用,迅速、准确地向利用者提供所需要的档案资料。

二、档案员要忠于职守,遵守纪律,严格执行各项规章制度,做到在办公时间不擅自离岗。如有急事外出,一定要找好替岗人员后方可离岗。

三、严格查、借阅登记手续,查、借阅登记单上的内容要逐项填写,并定时装订,成册保存。

四、对借出到期的案卷,要及时催还,保证档案的安全。

五、处理好借阅与保密的关系,不得在提供利用过程中泄露机密,有密级的文件、档案严格按规定执行。

六、归卷时认真仔细,检查案卷完好情况,迅速准确地归入原位,并随手把案卷排列整齐。

 

六、档案资料查(借)阅利用制度

 

一、凡来查(借)档案者,需持查(借)阅通知单和查(借)阅凭证方可借阅。档案员要及时准确做好查(借)阅登记薄填写工作。

二、查(借)档案资料者,要按规定办理借阅手续,借阅时间不得超过三天,数量不超过10件。期满仍需用者,再办理续借手续。但带密级及珍贵、老化易损档案资料一律不外借。

三、借阅者不得擅自摘录、复制、转借档案。如需复制,由档案员负责复印,用完后交还档案室。

四、利用者要爱护档案资料,不准涂改、圈划、污染、拆卷、撕页。如发生上述情况,立即停止借阅,并追究责任。

五、为延长档案寿命,确保档案安全,利用者不得在查阅档案时吸烟;水杯要远离档案资料。

六、查(借)阅者要认真填写查(借)档案通知单和查(借)阅登记簿。

 

七、 档案保密制度

 

一、增强保密观念,自觉遵守党和国家有关保密规定。

二、保守党和国家机密,坚决同泄露或出卖档案机密的行为作斗争。

三、不该说的不说,不该问的不问,不该听的不听,不该看的不看,不该去的地方不去。

四、明传电报、私人通信中,不得涉及密级档案的内容。不在不利于保密的地方存放档案、资料。

五、不在公共场所和亲朋好友之间阅读、谈及涉密文件、档案资料。

六、不在私人笔记中记录涉密档案内容及党和国家机密。

七、不准将文件和档案资料私自带回家。

八、档案利用结束后,要及时归位,严禁库外过夜。

九、档案室工作人员不得超越职责范围,私自为他人查阅、摘抄、复印、拍摄档案文件;不得在任何场合与任何无关人员讨论馆藏档案内容。

十、利用涉密档案,要严格审批手续,控制使用,不得擅自开放或扩大利用范围。

十一、销毁无保存价值的文件材料,应在确保其完全焚毁后,方可离开,严禁将剔除的文件和内部资料出卖或另作他用。

十二、发生失、泄密事件,要及时报告,造成重大损失应严肃处理。

 

八、档案鉴定销毁制度

 

一、对已满保管期限的档案要按时进行鉴定。

二、要成立档案鉴定小组,除公司领导和有关人员参加外,可吸收有关机关的代表参加,以便指导和监督有关鉴定工作事宜的正常进行。

三、鉴定档案本着“保持原貌,在保管期限上就高不就低,一般不拆卷重整”的原则,采取直接鉴定法,逐卷逐件审查卷内文件,切忌只看案卷标题而不审查卷内文件实际情况的做法。

四、鉴定中要具体对待保管期限混杂的案卷。永久卷混有与卷内文件内容联系密切的个别定期文件可以不拆卷,如混杂的定期文件较多的就要拆卷重整。定期卷内混有永久保管的文件,应拆卷重整。

五、对档案价值的分析,根据档案自身的特点和社会利用的需要,按照全面的、历史的、发展的观点,应以反映本公司主要职能活动为出发点,以分析档案的内容为中心,结合考虑公司的工作性质、社会地位、活动范围以及档案的产生时间,完整程度、可靠性、有效性、利用率和外形特点等因素,判定档案的保存价值。

六、档案的销毁要严格审批程序:

(一)编制档案销毁清册。经过鉴定,对失去保存价值的档案,都必须以件为单位编制销毁清册,写出销毁档案内容的分析报告,报请主管领导批准。

(二)销毁档案时,要有监销人员监督,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人员要签名盖章,以示负责。

(三)为确保党和国家的机密,对销毁的档案,必须化为纸浆或焚毁,不准出卖或另作他用。

(四)为慎重起见,准备销毁的档案,在经领导批准后,还应继续保存一段时间后销毁,以避免因档案的潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。

  

九、档案室仪器管理制度

 

一、档案室计算机必须专机专用,使用时必须严格遵守操作规程,确保人身、机器设备安全,无关人员不准随便使用。

二、严格执行操作密码管理规定,对操作密码定期更改,超级用户密码由系统管理员掌握。

三、档案室内机器设备不得擅自挪动,更不得随意搬出使用;工具、仪表、家俱等物件不准带出档案室,更不得占为已有。档案员员必须密切注意设备运行状况以及网络运行情况,确保安全、高效运行。

四、档案员员应恪守保密制度,不得擅自泄露各种信息资料与数据。

五、机房内服务器、网络设备、UPS电源、空调等重要设施由专人严格按照规定操作,严禁随意开关。

六、硬件设备的添加、更换必需经分管负责人书面批准后方可进行,并按规定进行详细登记和记录,对各类电子档案要定期整理存档。

 

十、档案安全保卫制度

 

一、档案室是保存档案的重地,无关人员不得进入。除档案管理人员或在档案管理人员带领下的本公司人员外,任何人不得进入。

二、记录出入档案室人员情况,以利备查。

三、离开时必须随时锁好房门。

四、定期检查。档案管理人员定期检查库房的安全情况,发现问题及时纠正或向领导汇报。

五、加强安全保卫,档案室要有专人值班,做到人在门开,人走门关。

六、加强钥匙管理。档案室的钥匙由档案室和综合行政部各保管一份,其他人员不得擅自拿走和使用档案室钥匙。

 

 

 


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